Εσωτερικό Δίκτυο ΚΟΚΕΝ

Σας ενημερώνουμε ότι, οι επόμενοι μήνες αποτελούν για τα μέλη του ΚΟΚΕΝ, περίοδο πραγματοποίησης Γενικών Συνελεύσεων. Οι συνελεύσεις στα Κέντρα Νεότητας (ΚΝ) πραγματοποιούνται ετήσια. Φέτος, είναι υποχρεωτικό, σύμφωνα με το καταστατικό των Κέντρων Νεότητας, να πραγματοποιηθεί εκλογή νέων διοικητικών συμβουλίων τα οποία θα καθοδηγήσουν τα Κέντρα την επόμενη διετία.

Σε συνέχεια, θα πραγματοποιηθούν οι γενικές συνελεύσεις των επαρχιακών επιτροπών ΚΟΚΕΝ και η Γενική Συνέλευση-Παγκύπριο Συνέδριο του ΚΟΚΕΝ για ανάδειξη του νέου Κεντρικού Συμβουλίου του οργανισμού.

Είναι πρώτιστα νομικό θέμα να ολοκληρωθούν με επιτυχία και εντός των χρονοδιαγραμμάτων που έχουν τεθεί. Παράλληλα, η διαδικασία θα προσφέρει την ευκαιρία και σε νέα στελέχη να ενισχύσουν την προσπάθεια των μελών για πρόοδο και ευημερία.

Μεταξύ των διαδικασιών, οι οποίες είναι απαραίτητο να ολοκληρωθούν, είναι και η ανανέωση των μητρώων μελών. Η εναρμόνιση με τη νέα νομοθεσία που αφορά την προστασία προσωπικών δεδομένων (GDPR), θέτει αυστηρούς κανονισμούς για τη διαφύλαξη των δεδομένων. Για τον λόγο αυτό, ο ΚΟΚΕΝ έχει αναλάβει τη γενική συλλογή και αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων των μελών του.

Συγκεκριμένα, τα μέλη των ΚΝ υποβάλλουν τα στοιχεία τους σε ηλεκτρονική πλατφόρμα, ώστε να διασφαλίζεται και η προσωπική τους συγκατάθεση. Ο ελάχιστος αριθμός μελών που χρειάζεται να εγγραφούν ανά ΚΝ, εντός της προθεσμίας, είναι 20 μέλη. Μετά την υποβολή των στοιχείων, ο ΚΟΚΕΝ, θα παραδώσει σε κάθε ΚΝ ξεχωριστά, πλήρες ανανεωμένο μητρώο μελών. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται καλύτερη επικοινωνία μεταξύ όλων των μελών και συνάμα η ορθή διαφύλαξη των δεδομένων. Στην πιο πάνω διαδικασία, τα ΚΝ έχουν την ευθύνη της ενημέρωσης των μελών τους για εγγραφή στο σύστημα.

Ο ΚΟΚΕΝ θα πραγματοποιήσει παράλληλα εκστρατεία για τη συλλογή των προσωπικών στοιχείων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης από τις 15/12/2018 μέχρι και τις 03/03/2019. Όσα άτομα υποβάλουν τα προσωπικά τους στοιχεία την περίοδο αυτή θα έχουν την ευκαιρία να κερδίσουν μετά από κλήρωση, κινητά τηλέφωνα και tablets.

Στο πλαίσιο της νέας νομοθεσίας περί σωματείων, τα ΚΝ χρειάζεται να υποβάλουν οικονομικό απολογισμό. Για σκοπούς μεταβίβασης στα νέα διοικητικά συμβούλια που θα εκλεγούν, χρειάζεται επίσης να ανανεωθεί το μητρώο περιουσίας του ΚΝ.

Χρονικά, η διαδικασία που θα ακολουθηθεί είναι:

Είναι σημαντικό, όπως το κάθε κέντρο νεότητας, έγκαιρα, και με βάση τις υφιστάμενες διαδικασίες και καταστατικό, προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες για την ορθή πραγματοποίηση της γενικής του συνέλευσης. Συγκεκριμένα, μετά την ενημέρωση του ΚΟΚΕΝ για πραγματοποίηση διαδικασίας Εκλογικών Γενικών Συνελεύσεων:

1. Το ΔΣ Κέντρου Νεότητας πραγματοποιεί τις ακόλουθες ενέργειες:

• Ενημέρωση των μελών του Κέντρου Νεότητας για την υποχρέωση υποβολής των προσωπικών τους στοιχείων στο αρχείο μελών. Για να πραγματοποιηθεί Γενική Συνέλευση είναι απαραίτητη η υποβολή στοιχείων από 20 τουλάχιστον μέλη του Κέντρου Νεότητας. Για τη διευκόλυνσή σας, μπορείτε να κατεβάσετε πρότυπη επιστολή πρόσκλησης προς τα μέλη σας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. (word file)
• Ετοιμασία και ηλεκτρονική υποβολή των ανανεωμένων στοιχείων επικοινωνίας του Κέντρου Νεότητας, μητρώου περιουσίας και ταμειακού απολογισμού. Για διευκόλυνση υποβολής οικονομικού απολογισμού και μητρώου περιουσίας παρακαλούμε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα έντυπα. Στο μητρώο περιουσίας έχουν περιληφθεί και παραδείγματα περιουσιακών στοιχείων για την ευκολία σας. Οικονομικός απολογισμός  Μητρώο Περιουσίας
• Καθορισμός προτεινόμενης ημερομηνίας πραγματοποίησης Γενικής Συνέλευσης και ενημέρωση του αρμόδιου λειτουργού νεολαίας ΚΟΚΕΝ.

2. Η γραμματεία ΚΟΚΕΝ, μετά την ορθή ολοκλήρωση της διαδικασίας παραλαβής των στοιχείων, πραγματοποιεί τις ακόλουθες ενέργειες:

• Επιβεβαιώνει τηλεφωνικά προς το Κέντρο Νεότητας την ορθή ολοκλήρωση της διαδικασίας και παραλαβής των στοιχείων.
• Αποστέλλει το μητρώο μελών προς το Κέντρο Νεότητας (θα χρησιμοποιηθεί ΜΟΝΟ το επίσημο email του Κέντρου Νεότητας).
• Επιβεβαιώνει την τελική ημερομηνία πραγματοποίησης Γενικής Συνέλευσης σε συνεννόηση με το Κέντρο Νεότητας.

3. Το ΔΣ Κέντρου Νεότητας, μετά την επιβεβαίωση ημερομηνίας πραγματοποίησης Γενικής Συνέλευσης:

• Ενημερώνει τα μέλη του ΚΝ για την ημερομηνία πραγματοποίησης της Γενικής Συνέλευσης και τη διαδικασία υποβολής υποψηφιοτήτων για τις θέσεις αξιωματούχων στο ΔΣ του ΚΝ.

4. Πραγματοποίηση της Γενικής Συνέλευσης του Κέντρου Νεότητας με την παρουσία Λειτουργού Νεολαίας ΚΟΚΕΝ και την παρουσία τουλάχιστον 15 μελών του Κέντρου Νεότητας.

Γενικές οδηγίες

Η πιο πάνω διαδικασία θα τηρηθεί με αυστηρότητα καθώς είναι αυτονόητο ότι ο μεγάλος αριθμός Κέντρων Νεότητας και το χρονικό διάστημα που διατίθεται για ολοκλήρωση της διαδικασίας προϋποθέτουν τη συνεργασία όλων ώστε να μπορέσουμε να ανταποκριθούμε στις απαιτήσεις της διαδικασίας.

Σε κάθε γενική συνέλευση είναι απαραίτητο να παρευρίσκεται εκπρόσωπος του ΚΟΚΕΝ ο οποίος θα παραλάβει τα πρωτότυπα ανανεωμένα έγγραφα του Κέντρου Νεότητας ως επίσης σε συνεργασία με την ηγεσία του Κέντρου Νεότητας να συμπληρώσει τα απαιτούμενα από τον Έφορο Σωματείων, έγγραφα (θα τα φέρει στη Γενική Συνέλευση ο εκπρόσωπος του ΚΟΚΕΝ) ώστε να είναι απόλυτα νόμιμη η διαδικασία.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ